POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. À qui s’adresse cette politique?

Cette politique explique comment IGA Extra Famille Benoit traite les renseignements personnels dans son portail des employés, ses fonctions d’horaires et de congés et son espace santé et sécurité du travail (SST), accessibles sur quarts-service-iga.onrender.com. Elle concerne les employés, les nouveaux travailleurs et les personnes autorisées à gérer ces services.

La collecte du formulaire d’adhésion TUAC 500 est active pour les nouvelles embauches. Le gestionnaire choisit le formulaire et transmet à l’employé son lien individuel. Une fois signé, le PDF est automatiquement classé dans sa fiche.

Alimentation Sogesco inc. / IGA Extra Famille Benoit utilise le portail pour préparer le dossier des nouvelles embauches, faire remplir et signer les documents choisis par la direction et conserver les documents reçus dans la fiche de l’employé.

2. Pourquoi utilisons-nous vos renseignements?

Nous utilisons les renseignements nécessaires pour identifier les employés, organiser le travail et les horaires, traiter les demandes de congé, préparer l’embauche, tenir les dossiers requis et assurer le suivi des formations, des événements et des mesures de prévention SST. Des renseignements techniques servent aussi à protéger les accès et à retracer les opérations importantes.

Nous limitons la collecte à ce qui est nécessaire à chaque démarche. Si un champ vous semble inutile ou si vous ne pouvez pas le remplir, communiquez avec la personne responsable avant d’y inscrire des renseignements supplémentaires. Un refus peut empêcher le traitement d’une démarche lorsque le renseignement est réellement nécessaire; les raisons et les solutions possibles doivent alors vous être expliquées.

3. Quels renseignements sont concernés?

Selon le service utilisé, il peut s’agir de votre nom, de votre matricule, de votre poste et de vos départements; de vos disponibilités, horaires, demandes de congé et décisions qui s’y rapportent; ainsi que des pièces SST, formations, observations et suivis qui vous concernent.

La fiche du répertoire contient notamment le nom, le matricule, le poste et le département. Le formulaire d’adhésion TUAC recueille les coordonnées, la date de naissance, les renseignements d’emploi et la signature demandés sur le formulaire. Le portail enregistre le brouillon pour permettre la reprise et conserve le PDF signé, la date d’invitation, la dernière activité, l’échéance et l’état des documents. La prise de connaissance de la politique est distincte de la signature du TUAC.

Les renseignements proviennent de vous, des listes de personnel déjà utilisées au magasin et des personnes autorisées qui consignent une démarche ou une observation. Nous ne déduisons pas une adresse courriel à partir de votre nom.

Ne déposez pas de renseignements bancaires, fiscaux ou médicaux dans un champ général. Leur collecte dans le nouveau module « Dossiers d’employés » est désactivée. Les pièces sensibles déjà présentes dans l’espace SST restent des renseignements confidentiels; cette désactivation ne signifie pas qu’aucune pièce médicale n’existe dans les systèmes actuels.

4. Qui peut consulter les renseignements?

L’accès dépend du rôle attribué et du besoin lié au travail :

• L’employé consulte ses renseignements et les documents qui lui sont destinés. Les vues d’horaires autorisées peuvent aussi présenter les renseignements de travail nécessaires à l’organisation de son équipe.
• Le gérant suit les employés de ses départements selon ses permissions. Dans le module documentaire, une pièce réservée aux RH ou à la paie peut être représentée par son statut de suivi sans que son contenu lui soit accessible.
• La direction et les personnes chargées des RH, de la paie ou de la SST disposent des accès correspondant aux responsabilités qui leur sont attribuées. Un rôle SST n’accorde pas à lui seul accès aux renseignements bancaires ou fiscaux.

Le gestionnaire transmet un lien individuel. Toute personne qui obtient ce lien peut agir sur le dossier associé. Gardez-le confidentiel et signalez sa divulgation au responsable pour qu’il puisse le révoquer ou le renouveler. L’échéance sert au suivi. Le personnel autorisé de la direction et des RH peut ouvrir le PDF selon ses droits. Les gérants consultent le suivi selon leur département et leurs permissions.

Les autorisations sont également vérifiées lors des téléchargements et des exports. Une copie téléchargée ou imprimée doit être protégée et utilisée uniquement pour le travail autorisé.

Des fournisseurs techniques interviennent pour héberger et faire fonctionner le portail. Des renseignements peuvent aussi être communiqués à une autorité, à un conseiller ou à un autre destinataire lorsque la loi le permet ou l’exige, ou avec le consentement requis. L’appartenance à une même organisation ou à un réseau commercial ne constitue pas une autorisation générale d’accès.

5. Où les renseignements sont-ils traités?

Le répertoire du personnel et les accès sont hébergés chez Render en Oregon, aux États-Unis.

Render héberge le portail en Oregon, aux États-Unis, où le serveur traite les réponses et génère le PDF. Le répertoire du personnel utilise une base distincte du coffre RH. Le coffre documentaire Supabase, situé au Canada central, conserve les brouillons et les PDF signés. La connexion au coffre est chiffrée. Resend traite les adresses courriel, le contenu des messages et les événements de livraison pour le rappel et l’avis final. Le rappel contient le lien individuel. Ces courriels renvoient au portail sans joindre les documents personnels. Resend déclare stocker les données aux États-Unis.

Une base au Canada ne signifie donc pas que tout le traitement reste au Canada ou au Québec : l’application Render, les sauvegardes, les journaux et les interventions de soutien doivent être considérés. Des renseignements traités à l’étranger peuvent être assujettis aux lois du territoire concerné. Vous pouvez demander au responsable des précisions sur les fournisseurs et les lieux de traitement.

6. Comment fonctionne la protection des accès?

Le portail utilise HTTPS, des sessions d’authentification et des contrôles d’accès côté serveur. Le module documentaire conserve l’auteur et l’horodatage des opérations prévues à son journal. Ces mesures ne constituent pas une garantie d’absence d’incident.

Les clés d’accès sont déployées progressivement. Sur un iPhone compatible, Face ID peut autoriser l’utilisation de votre clé; selon votre appareil, un autre mode de déverrouillage peut être proposé. Le portail reçoit une preuve cryptographique de connexion, sans recevoir votre visage, votre empreinte, le code de déverrouillage de l’appareil ni la partie privée de votre clé. Il conserve les éléments techniques nécessaires à la vérification et à la révocation des accès. La synchronisation de la clé dépend du fournisseur et des réglages de votre appareil.

L’accès de direction exige une clé d’accès; les comptes des gérants conservent leur mode de connexion propre et leur périmètre. Pendant la transition, certains employés utilisent encore leur matricule comme code : il doit rester confidentiel. Ne partagez pas vos identifiants. Sur un appareil partagé, utilisez le mode prévu et fermez votre session. Si vous ne pouvez pas utiliser votre appareil personnel, demandez au responsable une solution d’accès appropriée.

Des témoins nécessaires maintiennent la session. Des renseignements techniques de connexion servent au fonctionnement et à la prévention des tentatives abusives; le mécanisme des clés d’accès utilise notamment une empreinte de l’adresse IP pour limiter ces tentatives. Le module « Dossiers d’employés » n’intègre pas de traceur publicitaire et n’envoie pas le contenu des dossiers à un service d’intelligence artificielle.

7. Information, consentement et prise de connaissance

La lecture ou la confirmation de cette politique n’est pas une autorisation générale d’utiliser vos renseignements à toutes fins. Lorsqu’un consentement est requis, il doit viser une utilisation précise et vous permettre de comprendre les renseignements concernés, les destinataires et les conséquences de votre choix. Un consentement relatif à un renseignement sensible doit être exprès, sauf lorsqu’une exception légale permet le traitement sans ce consentement.

Vous pouvez demander le retrait d’un consentement en communiquant avec le responsable. Il vous expliquera les conséquences possibles et les renseignements qui doivent néanmoins être conservés ou traités en vertu d’une obligation légale. Le refus d’une utilisation facultative ne doit pas être confondu avec le refus de fournir un renseignement nécessaire à la relation d’emploi.

8. Conservation, correction et destruction

La durée de conservation varie selon la catégorie du document, sa finalité, les obligations applicables et, s’il y a lieu, un litige ou une enquête. Une fin d’emploi ne provoque donc pas automatiquement la suppression de tout le dossier. Une correction peut laisser une trace de l’original et de son motif pour assurer l’intégrité du dossier.

Les renseignements qui ne sont plus nécessaires et qui ne doivent plus être conservés légalement doivent être détruits de manière sécuritaire, ou anonymisés dans les conditions permises par la loi. La conservation d’un historique ne justifie pas une conservation indéfinie. Le portail ne purge pas automatiquement les PDF signés. Les sauvegardes et les journaux techniques suivent les cycles de conservation des fournisseurs. Pour connaître les règles applicables à une pièce ou demander une rectification, adressez-vous au responsable.

9. Vos demandes et vos recours

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements et leur rectification. Les renseignements informatisés admissibles à la portabilité peuvent être demandés dans un format structuré et couramment utilisé, sous réserve des conditions légales. Adressez une demande écrite au responsable ci-dessous; il peut vérifier votre identité de façon proportionnée. N’envoyez pas spontanément de pièce d’identité ou de document sensible par courriel.

Une réponse écrite à une demande d’accès ou de rectification doit être fournie au plus tard 30 jours après sa réception. Un refus doit être motivé et préciser le recours applicable. Vous pouvez également adresser une plainte au responsable ou vous informer auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca.

10. Questions, plaintes et incidents

Responsable de la protection des renseignements personnels :
Marc-André Benoit
Copropriétaire, directeur général
Marc-Andre.benoit@sobeys.com
450-773-7582

Pour une plainte, décrivez la situation, le service concerné et le moyen de vous joindre, en limitant les renseignements sensibles. Le responsable examine les faits avec les seules personnes nécessaires, vous communique le suivi et détermine les correctifs à apporter. Si vous voyez un dossier qui ne vous appartient pas, perdez un appareil donnant accès au portail ou soupçonnez un accès non autorisé, signalez-le rapidement sans diffuser les renseignements concernés.

Le magasin doit documenter les incidents de confidentialité, prendre les mesures nécessaires et aviser la Commission et les personnes concernées lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, conformément à la loi.

11. Modifications de la politique

La version en vigueur et sa date de publication doivent être accessibles dans le portail. Toute modification fait l’objet d’un avis accessible aux personnes concernées. Une modification ne vaut pas consentement à une nouvelle utilisation lorsqu’un consentement distinct est requis.